Prof. Lincoln Barros

28/05/2016 | 13:50
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Fases da Gestão de Documentos

Olá prezados concursando! Firmes nos estudos? 

Antes de iniciar nosso artigo, trago uma frase de Johann Goethe para reflexão:

"Quando uma criatura humana desperta para um grande sonho e sobre ele lança toda a força de sua alma, todo o universo conspira a seu favor."

Tenho uma outra frase que gosto e que me motivava muito quando estudava para concurso, principalmente quando não alcançava a aprovação. O autor é desconhecido.

"Enverga, mas não quebra", rsrs

Então, mãos à obra com toda a força. Lembre-se, enverga, mas não quebra.

Fases da Gestão de Documentos

De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.

As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.

Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura. Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!

A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?

Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da insituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que seja criado apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.

Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a insituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.

É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua eliminação ou o seu recohimento ao arquivo permanente. Repetição até a exautão, rs

Normalmente, o examinador costuma perguntar qual fase da gestão de documento uma determinada tarefa pertence. Por exemplo, em que fase da gestão de documento fica o protocolo? Quem respondeu utilização acertou, hehehehe...

Vamos praticar um pouco.

1. (CESPE/TELEBRAS/2015) Julgue o próximo item, referente à gestão de documentos.

A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui a eliminaçao dos documentos de arquivo.

Gabarito: errado.

Comentários:

Como vimos, são fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. Vimos também que na fase de destinação ocorre a eliminação ou recohimento ao arquivo permanente. Portanto, a eliminação é uma atividade inserida na fase de destinação.

 

2. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.

A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de destinação.

Gabarito: Certo

Comentários:

Agora ficou fácil. De fato, a eliminação está inserida na fase de destinação. Nesta fase, ocorre a eliminação ou recolhimento dos documentos de arquivo.

 

3. (CESPE/FUB/2015) Aceerca da implementação de programas de gestão de documentos, julgue o item subsequente.

A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e eliminação.

Gabarito: errado.

Comentários:

Observe que a eliminação é uma atividade inserida na fase de destinação. Uma leitura desatenta poderia levar o candidato a erro. A gestão de documento é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.

 

4. (CESPE/MPOG/2015) No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de documentos, julgue o seguinte item.

As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das isntituições, inserem-se na fase de produção.

Gabarito: Errado.

Comentários:

As atividades de protocolo, quais sejam, recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação, inserem-se na fase de utilização.

É isso aí pessoal! 

Bons estudos!

Forte abraço!

Prof. Lincoln Barros


Comentários

  • 28/11/2016 - Cferraz
    Prof, estou um pouco confusa quanto a tarefa de avaliação. Ela é feita na fase de produção ou destinação?
  • 28/11/2016 - Prof Lincoln Barros
    Olá! Tudo bem?

    A fase de destinação abrange, entre outros, procedimentos de avaliação.

    Abs!

    Prof. Lincoln Barros
  • 05/11/2016 - Marcone
    É por aí o caminho para o entendimento Prof. Valeu.
  • 05/11/2016 - Prof Lincoln Barros
    Beleza Marcone!

    Bons estudos!

    Abraço!

    Prof. Lincoln Barros
  • 04/11/2016 - Roosevelt Rodrigues
    Excelente apresentação do conteúdo. Parabéns!!!!
  • 05/11/2016 - Prof Lincoln Barros
    Valeu Roosevelt!

    Bons estudos!

    Prof. Lincoln Barros
  • 01/06/2016 - Jaqueline
    Professor, muito bom!

    Amando, devido à sua ajuda, Arquivologia!
  • 01/06/2016 - Prof Lincoln Barros
    Legal Jaqueline! Já deu um grande passo para a sua aprovação!

    Bons estudos!
  • 29/05/2016 - Igor Oliveira
    Excelente professor! ;)
  • 29/05/2016 - Prof Lincoln Barros
    Valeu prof. Igor Oliveira! Forte abraço!
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