Prof. Mayko Gomes

24/07/2013 | 11:35
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Comentários à prova de Escrivão da PF

Salve, Escrivães! Tudo certo?

Vamos agora passar aquele confere na prova de Arquivologia para Escrivão da PF!

Analisando a prova eu diria que foi bem equilibrada entre teoria e prática. Particularmente eu gostei muito das questões. Elas não só trataram da prática da Arquivística como buscaram também a aplicação na própria Polícia Federal das normas e ferramentas.

109 O princípio arquivístico fundamental para a organização dos documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio da pertinência.

Item incorreto. Segundo aprendemos em nosso curso, o princípio fundamental para a organização dos documentos é o da Organicidade, derivado do princípio da Proveniência. Além disso, aprendemos que o princípio da Pertinência ou Temático não é utilizado justamente por ir de encontro ao princípio da Proveniência.

110 O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com as orientações do Conselho Nacional de Arquivos.

Item correto. Aprendemos que os documentos de arquivo são produtos, consequências naturais das atividades administrativas; e as atividades administrativas estão ligadas ao cumprimento do objetivo, da missão de cada instituição. Conforme determina a Lei 8.159/91 (Lei de Arquivos), o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – é o responsável por definir a Política Nacional de Arquivos, e às suas determinações estão sujeitos os arquivos dos órgãos e instituições do Poder Executivo Federal. Neste caso, enquadra-se perfeitamente a Polícia Federal.

111 A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação.

Item correto. A Lei de Arquivos traz como dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial dos documentos de arquivo justamente pelas características acima (art. 1º).

112 Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.

Item correto. Aprendemos que movimento que o documento realiza internamente na instituição chama-se tramitação. A tramitação deve ser controlada pelo protocolo, e uma das atividades de protocolo, de controle da tramitação de documentos, é o registro, onde são extraídos os metadados do documento e os mesmos são inseridos em sistema próprio (não necessariamente informatizados) para posterior localização e análise.

113 A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.

Item correto. A classificação de documentos consiste em atribuir código ao mesmo de acordo com um plano de classificação adotado na instituição; no caso da Polícia Federal é o Código determinado pelo CONARQ em sua Resolução nº 14, que classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam. A ordenação consiste no estabelecimento de um padrão para guardar os documentos, que pode ser alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico, ou ainda uma combinação entre eles. Já o arquivamento é a guarda do documento propriamente dita, a sua colocação no invólucro e no local destinado para tal, seguindo as determinações de classificação e ordenação. Portanto as duas primeiras atividades podem ser entendidas como o planejamento e a terceira como a execução.

114 Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

Item incorreto. Aprendemos que os documentos devem ser guardados pelo prazo de guarda e ter a destinação que lhes é determinada pela Tabela de Temporalidade. Os prazos de guarda referem-se ao intervalo de tempo em que os documentos permanecerão nas fases corrente e intermediária; e a destinação refere-se ao fim que o documento deve sofrer quando no fim de sua utilização. Os prazos de guarda, uma vez que se trata de intervalos de tempo, são temporários; já a destinação é definitiva, ou seja, uma vez que o documento a sofra, não há retorno. A destinação somente pode ser duas: a eliminação (não há como recuperar documento eliminado) ou a guarda permanente (documento histórico).

115 O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela sua atividade-meio.

Item correto. Compete ao CONARQ definir a Política Nacional de Arquivos. E através da Resolução nº 14 foi determinado que todos os órgãos e instituições do Poder Executivo Federal adotassem o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Atividade Meio elaborada pelo CONARQ. Ainda, esta Resolução determina que para os documentos da atividade fim cada uma dessas entidades deve elaborar seu próprio código e sua própria tabela, que devem seguir os mesmos moldes do código e tabela da Resolução e serem aprovadas pelo Arquivo Nacional.

116 Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.

Item incorreto. Os documentos de arquivo devem cumprir os prazos de guarda e destinação determinados na tabela, que podem variar dependendo de cada documento. Então um documento que cumpriu seu prazo de guarda no arquivo corrente pode ter as seguintes opções: eliminação, transferência ao arquivo intermediário ou recolhimento ao arquivo permanente. Em todo caso deverá ser feito o que estiver determinado na tabela de temporalidade para este documento.

117 O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de destinação de documentos.

Item incorreto. O instrumento adotado para a classificação dos documentos de arquivo é o Plano de Classificação de Documentos ou o Código de Classificação de Documentos. O plano de destinação de documentos é um componente da Tabela de Temporalidade de Documentos, que é utilizado para determinar o fim a ser dado ao documento após sua utilização administrativa: eliminação ou guarda permanente.

118 A  principal medida para preservar documentos em suporte papel é a encapsulação.

Item incorreto. A encapsulação consiste em envolver o documento em películas de poliéster com fita adesiva de duplo revestimento. Ocorre que o contato do poliéster com material utilizado para registrar a informação (tinta, grafite, carvão, etc.) pode “soltar-se”. Seria um bom exemplo vocês analisarem os documentos antigos que ainda eram plastificados. Caso sejam “desplastificados”, parte da tinta desse documento estará fixa na capa. Então o método mais adequado de preservação de documentos em papel são as pastas ou caixas box.

119 Para preservar e conservar documentos de arquivo é necessário desenvolver ações nos momentos de produção, de tramitação, de acondicionamento e de armazenamento físico, independentemente do suporte documental utilizado.

Item correto. Qualquer instituição deve estar preparada para produzir, receber e utilizar seus documentos. Ter uma Política de Conservação de Documentos é parte essencial dessa atividade. Os documentos estão sujeitos a todos os tipos de fatores que contribuem para sua deterioração, desde sua produção até o seu fim. Então para minimizar os efeitos desses fatores é necessário um “manual” de conservação, que deve indicar desde o tipo de material utilizado para a produção e armazenamento de documentos até as ferramentas, métodos e situações para sua utilização.

120 Deve ser previsto espaço para o armazenamento separado dos diversos suportes documentais nas áreas de depósito de documentos de arquivo.

Item correto. Cada suporte é feito de um material diferente, que possuem características diferentes e sofre reações diferentes. Portanto precisam de atenção e cuidados diferentes. Caso a instituição possua documentos em diferentes suportes, deve haver espaço destinado à guarda de cada um deles, com características ambientais e ferramentas apropriadas às suas características. São os chamados arquivos especiais, que aprendemos na primeira aula do curso.

Como podem perceber, nada de mais para esta prova. E já antecipando os pedidos de recursos, quanto à elaboração das questões não localizei nenhum erro. Todas muito bem formuladas e buscando a prática da disciplina. Mas, caso haja alguém aí querendo entrar com recurso, recomendo que o façam contra a questão 111, pois o seu teor é puramente legal, e “legislação arquivística” não foi assunto pedido para esta prova. Mesmo assim foi uma questão muito bem elaborada.

Espero ter ajudado a todos, e mais ainda, espero receber as boas notícias de vocês, nossos alunos! Boa sorte e sucesso!!!

Prof. Mayko Gomes


Comentários

  • 02/08/2013 - Leandro
    Professor, concordo com o gabarito e com as explicações, o único problema é que no edital em nenhum momento a CESPE fala em legislação arquivística, lei ou resolução, logo fere o princípio da publicidade. Estarei esperando a explicação da Banca para solicitar anulação judicial.
  • 02/08/2013 - Prof Mayko Gomes
    Oi, Leandro! Realmente esta questão 111 tem um teor puramente normativo, e o assunto legislação não foi pedido explicitamente... É passível de recurso por este motivo. Espero que consiga. Esou torcendo por todos vocês daqui, e no que puder ajudar, é só falar!
  • 25/07/2013 - helder
    Concordo, mas, sem querer criar polêmica, a questão fala que: A gestão de documentos visa garantir que os documentos de arquivos sejam instrumentos de apoio à cultura... Me pareceu estranho de mais....
  • 24/07/2013 - Helder
    Pro, a questão:
    111 A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação.

    Qdo ele fez referência à cultura imaginei q fosse documento de biblioteca...museu, mas nao de arquivo.... Apoio a cultura?????
  • 24/07/2013 - Prof Mayko Gomes
    Exatamente, Helder! Você não leu errado! Mas funciona como eu explico na aula: o documento de arquivo "nasce" para atender a uma necessidade administrativa. Ninguém produz um documento de arquivo com a intenção de torná-lo histórico. Todos os documentos de arquivo, TODOS MESMO, são produzidos por que são necessários para realizar uma atividade administrativa. É o que chamamos de valor primários.
    Mas ocorre que as atividades administrativas se acabam. Uma hora ou outra ela é concluída, e o documento não é mais necessário, administrativamente falando. Mas PODE OCORRER de o documento tratar de um assunto tão importante que ele passa a ser importante para a História ou Cultura, apesar de não ser mais importante para a Administração.
    Então perceba que o documento de arquivo é, sempre foi e sempre será produzido unicamente por razões administrativas (a intenção primeira é administrar). Mas isso não impede que ele também seja importante para outras áreas do conhecimento.
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